Case study: Buchhalter sind die wichtigsten Verbündeten der Manager

Wenn früher galt, dass die Buchhaltung reine Aufzeichnung von Geschäftsereignissen war, ist diese Vorstellung in modernen Zeiten komplett veraltet.

Die Rolle der Buchhaltung hat sich in den vergangenen Jahren tiefgreifend verändert. Die Buchhalter von heute haben beziehungsweise sollten die Funktion eines Beraters haben. In Krisensituationen kommen meistens Mängel an die Oberfläche, die man sonst in stabilen Zeiten nicht wahrnehmen kann, und so wird klar, dass Finanz- und Buchhaltungsdienste für zahlreiche Unternehmen große Herausforderungen darstellen.

Worauf sollen Führungskräfte bei der Wahl oder dem Wechsel eines Buchhaltungsdienstleisters besonders achten? Und was alles bietet Ihnen unser Buchführungsservice?

Das Treffen richtiger Entscheidungen ist nur mit korrekten Basisdaten möglich

Gute Buchführung ist wesentlich für effektives Funktionieren und wirksame Geschäftstätigkeit jedes Unternehmens, denn pünktliche, genaue und sachgerechte Informationen sind die Basis der Entscheidungsfindung. Unbeständige Umstände decken meist auf, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, da die Unternehmensführung keine sachgemäßen Daten hat und folglich mangelhaft informiert ist, wodurch bei der Entscheidungssuche und dem Einschlagen nächster Schritte Unsicherheit aufkommt. Das ist vor allem die Folge einer falschen Vorstellung der Buchhaltungsrolle.

Zahlreiche Unternehmen verstehen Buchhaltung immer noch als einen Dienst, der lediglich Daten verzeichnet, in Wahrheit aber handelt es sich um eine Schlüsselfunktion, die dabei hilft, bestmögliche Entscheidungen aufgrund korrekter Daten in Echtzeit zu treffen. Zugleich gibt es Herausforderungen auch bei internen Buchhaltungsabteilungen, die schon jahrelang im Unternehmen anwesend sind und folglich an die gleiche Arbeitsweise gewohnt sind und sich deswegen sehr schwer an schnelle Änderungen anpassen können und durchaus nicht darauf vorbereitet sind.

Ratschlag: in guten Zeiten scheint es vielleicht, dass die Buchhaltungsfunktion keinen großen Mehrwert hat. Wenn der Direktor im Unternehmen keine Schwierigkeiten mit der Buchhaltung hat, bedeutet das noch nicht, dass sie effektiv funktioniert. Jeder Unternehmer sollte überprüfen, in welchem Zustand die Buchhaltung ist, er sollte es verfolgen und verstehen, wie die Prozesse geregelt sind.

Verständnis-Shift – vom Datenerfassen zur Beratung

Einer der wichtigsten Punkte ist, dass die Buchhaltungsrolle wesentlich und wahrhaftig unschätzbar ist, besonders noch in Krisensituationen. Unternehmen und deren Führung benötigen von der Buchhaltung inhaltliche Unterstützung auf dem Gebiet strategischen Denkens und bei beim Setzen von Entwicklungszielen in den Unternehmen.

Unternehmen drehen sich immer stärker an Buchhaltungsberater für kritische geschäftliche Ratschläge und Unterstützung bei der Bewältigung von Geschäftsrückgang, Geschäfts- und Kostenoptimierung, beim Lotzen durch komplizierte Regierungsprogramme und beim Anschaffen von Subventionen.

Direktoren erkennen, dass ihnen Buchhaltungsberater mit ihrem Mehrwert helfen, durch unbekannte Gewässer zu navigieren, sie erleichtern die Entwicklung und die Lösungssuche, ebenso geben sie Rat und Anregung, wie es weiter gehen soll. Sie spielen eine Schlüsselrolle gemeinsam mit dem Unternehmen bei der Wiederbelebung und beim Anpassen an neue Geschäftsmodelle.

Ratschlag: Direktoren müssen mit ihren Buchhaltungen ein auf Vertrauen basierendes Verhältnis aufbauen und sie folglich in alle Arbeitsprozesse und die Entscheidungsfindung mit einschließen. Zu geringe Teilnahme der Buchhaltungsfunktion zeigt sich vor allem in verlorenen Möglichkeiten für die Optimierung von Geschäftsprozessen und bei der Beseitigung eventueller Mängel, noch bevor diese tatsächlich auftreten.

Ohne Cashflow-Strategie

Viele Unternehmen befassen sich mit Liquiditätsschwierigkeiten, die erst in Krisensituationen sichtbar werden.

Gemeinsam mit der Unternehmensleitung sollte die Buchhaltung eine Liste handfester Maßnahmen vorbereiten, welche Unternehmen durchführen müssen, um die Liquidität zu verbessern und mehrere verschiedene mögliche Szenarien aufzeichnen. Also wie lange ein bestimmtes Unternehmen in einem Zustand, in dem es sich mit momentaner Liquidität befindet, überleben kann, wie lange es überleben würde, wenn ein Teil der Maßnahmen angenommen wird und wie lange, wenn ein weiterer Teil mit strengeren Maßnahmen angenommen wird.

In solchen Situationen müssen vorrangige Aufgaben bezüglich der geplanten Szenarien bestimmt werden und unsere Buchhaltungsberater lenken die Unternehmen bei Verhandlungen mit Gläubigern, Lieferanten, Banken, Arbeiter auf Freisetzung setzen, Arbeitskräfte entlassen, Lösungen für neue Cashflows u. Ä. m.

Ratschlag: Die Unternehmensführung soll gemeinsam mit den Buchhaltungsberatern eine Cashflow-Strategie und verschiedene Szenarien vorbereiten, womit man unvorhergesehene Situationen meiden kann. Ein Unternehmen ist nämlich wie ein Organismus; wenn eine Diagnose nicht rechtzeitig gestellt wird, kann die Führung nicht entscheiden, welches das richtige Heilmittel ist, womit das Unternehmen geheilt werden kann.

Daher raten wir den Direktoren zu prüfen, wie ihre Buchhaltung geregelt ist und auf welche Weise die damit verbundenen Prozesse geregelt sind. Sie sollen nicht darauf warten, dass vorhandene Probleme sie dazu zwingen.

Die Buchhaltung soll zeitnahe, genaue und schnelle Daten liefern, die Geschäftstätigkeit auf deren Basis soll effektiv, digitalisiert, schnell und hochwertig sein.

Sollten die Direktoren feststellen, dass ihnen keine ganzheitliche Dienstleistung zu Verfügung steht, sollen sie nicht dem Service nur aus Angst treu bleiben, weil es sich um heikle Geschäftsinformationen handelt bzw. weil sie Störungen in ihrem Geschäftsprozess befürchten, denn der Wechsel muss so durchgeführt werden, dass die Störung den Geschäftsprozess des Unternehmens nicht beeinflusst.

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