Narava določenih storitev je občutljiva, zato ob nezadovoljstvu ne pomislimo, da bi zamenjali njihove izvajalce. Sem spadajo tudi računovodske storitve, saj ne gre le za beleženje poslovnih dogodkov, temveč tudi za vodenje občutljivih informacij o poslovanju podjetja. K temu še dodatno prispeva dejstvo, da je izvajanje računovodskih storitev tesno povezano z zakonsko in davčno ustreznostjo podjetja. Zaradi teh dejavnikov se pogosto ne odločimo za menjavo ponudnika računovodskih storitev, saj se bojimo morebitnega tveganja, težav in dodatnega dela na strani podjetja. A prepričanje, da je menjava zelo stresna in da mora ob tem naročnik za vse poskrbeti sam, preprosto ni resnično. Zato smo vam v nadaljevanju pripravili vodič po najbolj pogostih razlogih za menjavo ponudnika ter bistvene napotke za učinkovit in uspešen prehod k novemu izvajalcu.
Rast podjetja
Da bi vaše podjetje nemoteno in uspešno poslovalo, mu zagotovite odlične podporne funkcije. Preverite, ali vam določena storitev še ustreza, še posebej, če se je v zadnjem času povečal obseg vašega poslovanja. Ob prvem znaku, da vodenje računov postaja preveč kompleksno za vaše računovodstvo, je čas, da se razgledate naokoli. Enako velja v obratni smeri, morda je vaš računovodja tisti, ki je postal prevelik za vas, vi pa se počutite kot številka v njihovem podjetju.
Odsotnost komunikacije
Bistvena za uspeh katerega koli odnosa je komunikacija. Brez nje ni odnosa in zaupanja. Zato se vprašajte, ali je edina komunikacija, ki jo prejmete od vašega računovodje, račun ob koncu leta. Ob ustreznem odnosu in zgrajenem zaupanju boste računovodji zaupali, da bo storil pravo stvar za vaše podjetje – pomagal pri rasti podjetja, nižanju stroškov, ustvarjanju dobička ter navsezadnje znižal plačila davkov.
Zakonska in davčna neustreznost
Verjetno nam ni treba omenjati očitnih razlogov, kot so večje in ponavljajoče se napake, nespoštovanje rokov, odkrite napake ob revizijskem ali davčnem pregledu ter na splošno predolg odzivni čas ter pomanjkanje tehničnega znanja.
Premalo glasbe za vaš denar
Morda vaš računovodski servis ni storil nobenih napak, ne zavedate pa se, da bi lahko za ta denar dobili veliko boljšo storitev. Vodstvo ne more sprejemati učinkovitih odločitev brez finančnih informacij, prav tako finančno svetovanje ne more biti učinkovito brez poznavanja in razumevanja vaše industrije ter poslovanja. Učinkoviti računovodje delujejo kot poslovni svetovalci. Vprašajte se, ali vam lahko vaš računovodja svetuje, ali je sposoben načrta, kam bi lahko pripeljal vaše poslovanje, in ocenjuje alternative, ki so smiselne za vaše podjetje. Prav tako lahko dober računovodski servis uporabite za razvijanje poslovnih idej, kjer računovodja deluje tudi kot podajalec konstruktivnih in dobronamernih kritik.
Ko ste se zaradi katerega koli izmed zgoraj navedenih razlogov odločili, da niste zadovoljni s trenutnim stanjem, je čas, da poiščete novega izvajalca računovodskih storitev, ki bo ustrezal vašim poslovnim potrebam.
Odločitev je sprejeta, izvedite uspešno menjavo
Z izbiro novega izvajalca sledi dogovor o postopku primopredaje. Za prehod izberite čas, ko je predvidenih najmanj aktivnosti. Nasprotno od prepričanja, da je za menjavo najbolj primeren čas ob koncu poslovnega leta, velja, da je lahko za naročnika in izvajalca celo lažje, če se menjava izvede med letom. Ob koncu leta mora namreč naročnik hkrati sodelovati z obstoječim in novim izvajalcem. Bodite pozorni, da pred prenehanjem poslovnega razmerja poravnate vse medsebojne obveznosti in zaključite odprte zadeve z dosedanjim izvajalcem ter tako omogočite nemoten prenos poslovnih knjig. V pomoč vam bo tudi, če boste vašemu dosedanjemu računovodji dodelili dovoljenje, da lahko komunicira z vašim novim računovodjem z namenom predaje dokumentov. Celoten proces menjave naj bo čim bolj preprost, vaš cilj pa naj bo ustvariti čim manj motenj za vaše poslovanje.
