Podrobno beleženje delovnega časa

AKTUALNO NA PODROČJU DELOVNIH RAZMERIJ

Katere novosti prinaša Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti?

V veljavo je stopil Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Zakon prinaša novosti in odpira številna vprašanja, zato smo v nadaljevanju pripravili kratek članek, v katerem predstavljamo spremembe in predloge za njegovo implementacijo v prakso.

20. 11. 2023 so stopile v veljavo določbe Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Določbe Zakona so od sprejema do danes predmet dopolnitev, sprememb in pojasnjevanja, zato je mogoče in verjetno, da nas v zvezi s tem čakajo dodatne spremembe in pojasnila. V nadaljevanju je Miha Šercer, odvetnik iz Odvetniške pisarne Šisernik–Šercer, povzel glavne novosti in spremembe.

  • Evidentiranje prihoda na delo in odhoda z dela

Zakon po novem izrecno zahteva, da delodajalci evidentirajo točen čas prihoda delavcev na delo in odhoda z dela. Marsikateri delodajalec se je do zdaj temu upiral, misleč, da se bodo s tem nabirale nadure, ki jih sicer ne priznava, vendar je takšna bojazen odveč, če delodajalec vzpostavi ustrezen sistem delovnega časa.

Delodajalec namreč lahko določi, da se ne glede na dejansko evidentiran delovni čas kot efektivni delovni čas, ki je tudi podlaga za obračun plače, šteje samo točno določen čas, v katerem se zahteva obvezna prisotnost delavca, npr. od 6. do 14. ure. Takšen način pride v poštev predvsem pri delodajalcih, kjer je delovni čas bolj ali manj fiksen oziroma dejansko ni potreb po delu zunaj polnega delovnega časa, z njim pa se prepreči, da bi si delavci po nepotrebnem kopičili delovne ure, tj. ustvarjali nadure, s predčasnimi prihodi oziroma kasnejšimi odhodi, ki jih delodajalec ne zahteva in tudi sicer niso nujni za nemoten potek delovnega procesa. Če vseeno pride do potrebe po delu zunaj rednega delovnega časa, pa bo to izrecno odredil oziroma odobril delodajalec, s tem ustvarjen presežek pa bo bodisi izrabljen kot t. i. plus ure ali pa izplačan kot nadure. Bistveno je, da so s takšnim režimom delavci vnaprej seznanjeni (pravilnik!), da lahko temu prilagodijo svoje ravnanje, da torej vnaprej vedo, da jim ni treba biti na delu več, kot predpisuje delovni čas, in da se evidentiran čas zunaj tega okvira ne bo štel v (efektivni) delovni čas.

Drugi način, ki pride v poštev predvsem v delovnih okoljih, kjer se delavcem pušča večja svoboda (fleksibilnost) glede razporejanja delovnega časa, je, da se v efektivni delovni čas posameznega meseca sicer vštevajo vse evidentirane ure dela, da pa so delavci eventualni presežek nad polnim delovnim časom dolžni porabiti v obliki prostih ur oziroma dni do konca meseca. Možnost je tudi prenos določenega števila t. i. plus ur v naslednji mesec. Tudi pri tem načinu je ključno, da so delavci vnaprej seznanjeni s tem (pravilnik!), da jim v principu ni treba biti na delu več kot poln delovni čas in da so si sami dolžni organizirati prihod na delo in odhod z dela na način, da delo opravijo v rednem delovnem času ter da se morebitne opravljene ure nad polnim delovnim časom ne bodo upoštevale (oziroma bodo na koncu meseca, če ne bodo izrabljene, brisane, če ne bodo izrecno zahtevane oziroma odobrene s strani delodajalca.

  • Evidentiranje odmora med delovnim časom (malica)

Zakon po novem zahteva, da delodajalci zagotovijo evidenco tudi glede izrabe odmora med delovnim časom, vključno z obsegom (trajanjem) tega odmora. Zakon tega izrecno ne zahteva, vendar je praktično edini način, da se zadosti zakonski zahtevi, da se beleži točen čas izrabe te pravice (začetek in konec). Za to so delodajalcem na voljo številna programska orodja (registrirne postaje oziroma nalepke NFC, telefonske aplikacije, registrirni programi na računalniku …), na delavcih pa je, da ta orodja tudi dejansko uporabljajo.

  • Seznanitev delavcev z evidenco

Zakon zahteva, da delodajalci enkrat mesečno delavce seznanijo z evidenco njihovega delovnega časa. Tej obveznosti delodajalci zadostijo bodisi z mesečnim izpiskom iz evidence bodisi na način, da delavcem zagotovijo dostop do njihove evidence delovnega časa.

  • Obvezna hramba evidenc na kraju opravljanja dela, če se to ne izvaja na sedežu družbe.

Ena izmed novosti je tudi obveznost delodajalca, da na sedežu oziroma kraju opravljanja dela hrani evidenco o izrabi delovnega časa in vso dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco.

Kako preprosto voditi delovni čas zaposlenih?

Podjetje Vasco je razvilo spletno aplikacijo eDan in mobilno aplikacijo mDan, ki sta namenjeni preprostemu vodenju delovnega časa zaposlenih. S svojimi funkcionalnostmi pokrivata vse zakonsko zahtevane evidence ur zaposlenih in rešujeta vsakdanje težave vodenja delovnega časa zaposlenih v podjetju.

Znotraj spletne aplikacije lahko vsak delavec ureja svoje ure, prihod/odhod z dela, malico, bolniške dopuste, dopuste itd. Dovoljene funkcije so odvisne od pravic, ki mu jih je podelil administrator. Ta lahko ureja podatke vsem delavcem, omogočeni so tudi interni vodje, ki lahko urejajo podatke le svoji skupini delavcev. eDan omogoča delavcem pregleden vpogled v evidenco dodatnih in manjkajočih ur znotraj posameznega meseca, kot tudi dnevni, tedenski in mesečni pregled prisotnosti in tako zagotovljen zakonski vpogled v svoje ure. Aplikacija ponuja tudi vse funkcije za aktivno evidenco delovnega časa, torej lahko zaposleni prek spleta zavedejo prihod/odhod z dela, malice in vse preostale odsotnosti.

Mobilna aplikacija je namenjena aktivaciji prihoda/odhoda z dela, malicam, pregledu svojih ur, časovnic itd. Vsak delavec vidi le svoje podatke, medtem ko administrator lahko vidi in ureja podatke vseh delavcev (ali vodja svoji skupini delavcev). Uporabna je tudi za aktivacijo dela na terenu, dela od doma itd.

Za še lažjo aktivacijo prihoda/odhoda na delo (in tudi kontrolo lokacije) in malice so podprli tudi nalepko NFC, ki se lahko namesti na vhodne/izhodne točke podjetja. Zaposleni, ki pride na delo, telefon le približa nalepki, nakar se mDan aktivira avtomatsko in ponudi/zabeleži prihod. Enako se nalepka uporablja tudi za izhode, kot je zabeležen odhod domov, malica itd. 

Za vsa dodatna vprašanja nas lahko kontaktirate na info@fin-servis.si oz. se obrnete na svojega svetovalca.

Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti je po objavi dopolnitev področja evidenc o izrabi delovnega časa z Zakonom o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), objavilo tudi naknadna uradna pojasnila. > Kliknite in prenestite uradna pojasnila.

Categories
Nekategorizirano

Izzivi v gospodarstvu: Kako ostati konkurenčni in finančno stabilni?

Gospodarska situacija v Sloveniji je v zadnjem času precej negotova in podjetja se morajo neprestano prilagajati spreminjajočim se okoliščinam, saj le tako lahko ostanejo konkurenčna in uspešna. Finančna stabilnost, cene denarja, obrestne mere, zadolževanje, cene materialov in surovin, rast stroškov dela, energentov in davčna reforma so samo nekateri izzivi, s katerimi se bodo morala ali pa se že spopadajo.

V nadaljevanju Tone Dolenšek, direktor podjetja FIN Servis, predstavi nekaj nasvetov, kako ostati finančno stabilni, konkurenčni in uspešno poslovati v negotovih gospodarskih razmerah.

Višanje cen denarja in obrestnih mer

V letu 2023 bodo cene denarja in obrestne mere naraščale, kar bo pomenilo težje in dražje zadolževanje. Podjetja morajo biti pri tem pozorna na svoja finančna sredstva in jih optimalno upravljati. To lahko storijo tako, da poiščejo ugodnejše kreditne pogoje ali pa svoje finančne vire optimizirajo s strateškim načrtovanjem. V ospredju bo zagotovo izziv zagotavljanja finančne stabilnosti in preudarjeno načrtovanje novih naložb.

Umirjanje cen materialov in surovin

Letos pričakujemo tudi umirjanje cen materialov in surovin. Podjetja morajo biti pri nakupu materialov in surovin pozorna, da ne plačujejo višjih cen, kot je to potrebno, in da optimalno upravljajo zaloge, saj je v njih lahko vezanih precej denarnih sredstev. Treba je redno spremljati cene, ustrezno prilagajati svojo nakupno strategijo ter vzpostaviti dobre povezave in odnose s ključnimi dobavitelji.

Pritiski rasti stroškov dela

Letos bo eden izmed izzivov zagotovo pritisk na rast stroškov dela, saj ti v zadnjem obdobju niso sledili porastu drugih cen. Eden izmed razlogov za to je vsekakor dvig plač v javnem sektorju in povečanje minimalne plače. To lahko vodi do višanja cen izdelkov in storitev, posledično tudi do zahtev po višjih plačah, kar pa lahko negativno vpliva na konkurenčnost podjetij na trgu. Podjetja bodo zagotovo morala razmišljati, kako rešiti nastalo situacijo, kako optimizirati in avtomatizirati procese ter kako povečati svojo produktivnost.

Spremljanje stroškov energentov in državnih ukrepov

Leto 2023 bo vključevalo tudi spremljanje stroškov energentov in ukrepov, ki jih bo vlada sprejemala. Do 30. 6. 2023 velja kapica na energente, vendar še ni jasno, kaj se bo zgodilo po tem datumu. Podjetja se morajo zato prilagoditi in spremljati spremembe na tem področju. Če se cene ne bodo regulirale ali omejile s kapico in če bodo rasle, bo treba to prenesti v ceno proizvodov ali storitev. Ena izmed rešitev je tudi, da se podjetja začnejo osredotočati na energetsko učinkovite vire, kot so recimo sončne celice, in stremijo k temu, da dolgoročno postanejo samooskrbna.

Napoved obsežne davčne reforme

Podjetja se morajo pripraviti na obsežno davčno reformo, ki jo napoveduje vlada. Ta bo zagotovo izziv, saj podjetja za svoje poslovanje potrebujejo stabilno in predvidljivo davčno ter poslovno okolje. To je trenutno polno negotovosti, saj se še vedno ne ve, kaj vse nas čaka v tem in naslednjih letih. Negotovost pa zagotovo lahko vodi tudi do težav pri načrtovanju, zato sta potrebni prilagodljivost in sposobnost hitrega odzivanja na spremembe. Podjetja se torej morajo pripraviti na različne možne scenarije.

Vse omenjene izzive lahko podjetja uspešno premagujejo z dobro pripravljenostjo in ustreznim pristopom. Pazljivo morajo spremljati vse parametre poslovanja, zlasti kako vplivajo drug na drugega, ter vsesplošno dogajanje in ohranjati prilagodljivost in fleksibilnost. Ključnega pomena za uspešno poslovanje pa so tudi kakovostni računovodski podatki in svetovanje. S hitrim prenosom informacij, dobrimi podatki in analizami poslovanja lahko podjetja hitro sprejemajo odločitve in ne zamudijo priložnosti. Za uspešno poslovanje je lahko ključen vsak mesec, le s pravimi podatki ob pravem času pa lahko podjetja dosegajo svoje poslovne cilje v tej dinamični gospodarski klimi.

Podcast: Kakšna je vloga računovodje, kaj se je spremenilo in kaj to pomeni za podjetnike?

S Tonetom Dolenškom, direktorjem računovodskega in svetovalnega podjetja FIN-Servis d.o.o., smo govorili o pomembnosti zavezništva med računovodstvom in podjetnikom, kaj lahko pričakuje podjetnik od računovodje, kakšno podporo mu mora ta nuditi in kdo ter kdaj mora prevzeti odgovornost za morebitne napake.

Pogovor vodi Rok Šeško. Vabljeni k ogledu!

3 nasveti, kako se pripraviti na vračanje protikoronskih pomoči

Podjetja in podjetniki, ki so lani bili deležni protikoronske pomoči, kot je na primer nadomestilo za čakanje na delo in temeljni dohodek, bodo morali pomoč vračati kmalu po oddaji davčnih obračunov, če jim lanski prihodki glede na predlani niso dovolj upadli.

Namreč letos nekatera podjetja poslujejo v manjšem obsegu, kot so poslovala lani in se pripravljajo za okrepitev dejavnosti po končani epidemiji, prav tako prilagajajo poslovne modele trenutnim in novim prihajajočim razmeram. Skratka, ta podjetja bodo likvidnost nujno potrebovala za tekoče poslovanje in tako bo lahko vračanje pomoči precejšen likvidnostni izziv.

Oglejte si posnetek, v katerem Marko Šeško, strokovni direktor FIN-Servis, na kratko pojasni, kako se dobro pripraviti na vračanje protikoronskih pomoči in kako se izogniti likvidnostnim izzivom.

To spletno mesto uporablja piškotke za namen izboljšave delovanja spletnega mesta. Več informacij najdete v naših pravilih o rabi piškotkov.