FIN ZAJTRK: Kaj moram vedeti o uredbi GDPR?

Na našem prvem FIN ZAJTRKU, novemu formatu dogodka, na katerem vam s pomočjo strokovnjaka odgovorimo na najbolj aktualna vprašanja, smo vam skupaj z odvetnikom Markom Pirnatom iz odvetniške družbe Pirnat – Kovačič – Škofič predstavili aktualno tematiko varovanja osebnih podatkov. Tokrat smo vam odgovorili na številna vprašanja, ki se nam ob vodenju podjetja pojavljajo na temo nove uredbe GDPR, v prihodnje pa bomo na dogodkih FIN ZAJTRK odpirali številne druge teme, ki vam bodo v pomoč pri vašem poslovanju.

Bistvene zapovedi, novosti, obveznosti in pravice

V drugi polovici maja 2018 smo v celotni Evropi vstopili v obdobje večje urejenosti upravljanja s podatki. Spremembe so se dotaknile tako posameznikov kot pravnih oseb, pri čemer pa se razlikujejo njihove obveznosti, pravice in odgovornosti. Da bo prehod na novo uredbo čim lažji in jasnejši, smo pripravili pregled bistvenih obveznosti, ki jih morate izpolnjevati kot podjetje.

Kaj in zakaj ureja uredba GDPR?

Nastanek Uredbe (EU) 2016/679 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov so spodbudile mnoge zlorabe osebnih podatkov, do katerih je v Evropi prihajalo pravzaprav vsako sekundo. Nova uredba tako določa načela upravljanja s podatki in predstavlja nekatere novosti na tem področju, ki bodo zagotovile večjo preglednost, varnost in nadzor nad uporabo podatkov.

V osnovi uredba GDPR ureja ravnanje s t.i. določljivimi podatki, kar pomeni, da lahko z njimi določimo identiteto osebe: ime in priimek, naslov, elektronski naslov, podatek o lokaciji, IP naslov, EMŠO, davčna številka, številka kreditne kartice in registrska številka. Ob tem pa naj samo omenimo, da ne smemo hraniti elektronskih kopij osebnih izkaznic in potnih listov ter posebnih podatkov, kot so članstvo v sindikatu, spolno življenje, spolna usmerjenost, podatki o zdravju in biometrični podatki.

Osnove ravnanja in varovanja določljivih podatkov

Med novostmi, ki jih prinaša GDPR uredba, je zagotovo dejstvo, da lahko podatke obdelujete samo, če imate za to pravno podlago, t.j. privolitev ali pogodbeni odnos ter načelo omejevanja podatkov, pri čemer lahko zbirate in obdelujete samo podatke, ki jih nujno potrebujete za nadaljne aktivnosti.

Novost je tudi odškodninska odgovornost na strani pravnih oseb, medtem ko ima fizična oseba pravico do pozabe. To pomeni, da je na zahtevo pravna oseba dolžna izbrisati njene podatke iz svojih evidenc. Poleg tega morate kot pravna oseba posamezniku v vsakem trenutku omogočiti vpogled v podatke, ki jih hranite o njemu, ta pa lahko na podlagi pravice do prenosljivosti podatkov te tudi prenese drugam.

Pri pridobivanju privolitev bodite pozorni na specifike. Za vsak namen obdelave podatkov, kamor spada tudi shranjevanje, je potrebno posebej pridobiti soglasje. To lahko storimo z običajno privolitvijo ali v posebnih primerih z dvostopenjsko. Privolitev naj definira upravljalca, namen in čas hranjenja podatkov. Po morebitnem poteku časovnega obdobja pa morate od fizične osebne ponovno pridobiti soglasje.

Večja podjetja potrebujejo osebo, ki je pooblaščena za varstvo podatkov in ki nadzoruje katere podatke obdelujemo, za kakšen namen, od katerih oseb ter čas hranjenja podatkov. Zelo pomemben vidik je tudi varovanje teh podatkov, kjer vam svetujemo posvet z vašo IT službo ter določitev učinkovite rešitve.

Kljub temu, da je uredba GDPR stopila v veljavo 25. maja, pa v Sloveniji na področju zakonodaje, ki ureja varovanje podatkov, še vedno velja zakon ZVOP – 1, ob upoštevanju uredbe GDPR – vse dokler ne bo v veljavo stopil zakon v pripravi ZVOP – 2.

Je čas za menjavo vašega računovodskega servisa?

Narava določenih storitev je občutljiva, zato ob nezadovoljstvu ne pomislimo, da bi zamenjali njihove izvajalce. Sem spadajo tudi računovodske storitve, saj ne gre le za beleženje poslovnih dogodkov, temveč tudi za vodenje občutljivih informacij o poslovanju podjetja. K temu še dodatno prispeva dejstvo, da je izvajanje računovodskih storitev tesno povezano z zakonsko in davčno ustreznostjo podjetja. Zaradi teh dejavnikov se pogosto ne odločimo za menjavo ponudnika računovodskih storitev, saj se bojimo morebitnega tveganja, težav in dodatnega dela na strani podjetja. A prepričanje, da je menjava zelo stresna in da mora ob tem naročnik za vse poskrbeti sam, preprosto ni resnično. Zato smo vam v nadaljevanju pripravili vodič po najbolj pogostih razlogih za menjavo ponudnika ter bistvene napotke za učinkovit in uspešen prehod k novemu izvajalcu.

Rast podjetja

Da bi vaše podjetje nemoteno in uspešno poslovalo, mu zagotovite odlične podporne funkcije. Preverite, ali vam določena storitev še ustreza, še posebej, če se je v zadnjem času povečal obseg vašega poslovanja. Ob prvem znaku, da vodenje računov postaja preveč kompleksno za vaše računovodstvo, je čas, da se razgledate naokoli. Enako velja v obratni smeri, morda je vaš računovodja tisti, ki je postal prevelik za vas, vi pa se počutite kot številka v njihovem podjetju.

Odsotnost komunikacije

Bistvena za uspeh katerega koli odnosa je komunikacija. Brez nje ni odnosa in zaupanja. Zato se vprašajte, ali je edina komunikacija, ki jo prejmete od vašega računovodje, račun ob koncu leta. Ob ustreznem odnosu in zgrajenem zaupanju boste računovodji zaupali, da bo storil pravo stvar za vaše podjetje – pomagal pri rasti podjetja, nižanju stroškov, ustvarjanju dobička ter navsezadnje znižal plačila davkov.

Zakonska in davčna neustreznost

Verjetno nam ni treba omenjati očitnih razlogov, kot so večje in ponavljajoče se napake, nespoštovanje rokov, odkrite napake ob revizijskem ali davčnem pregledu ter na splošno predolg odzivni čas ter pomanjkanje tehničnega znanja.

Premalo glasbe za vaš denar

Morda vaš računovodski servis ni storil nobenih napak, ne zavedate pa se, da bi lahko za ta denar dobili veliko boljšo storitev. Vodstvo ne more sprejemati učinkovitih odločitev brez finančnih informacij, prav tako finančno svetovanje ne more biti učinkovito brez poznavanja in razumevanja vaše industrije ter poslovanja. Učinkoviti računovodje delujejo kot poslovni svetovalci. Vprašajte se, ali vam lahko vaš računovodja svetuje, ali je sposoben načrta, kam bi lahko pripeljal vaše poslovanje, in ocenjuje alternative, ki so smiselne za vaše podjetje. Prav tako lahko dober računovodski servis uporabite za razvijanje poslovnih idej, kjer računovodja deluje tudi kot podajalec konstruktivnih in dobronamernih kritik.

Ko ste se zaradi katerega koli izmed zgoraj navedenih razlogov odločili, da niste zadovoljni s trenutnim stanjem, je čas, da poiščete novega izvajalca računovodskih storitev, ki bo ustrezal vašim poslovnim potrebam.

Odločitev je sprejeta, izvedite uspešno menjavo

Z izbiro novega izvajalca sledi dogovor o postopku primopredaje. Za prehod izberite čas, ko je predvidenih najmanj aktivnosti. Nasprotno od prepričanja, da je za menjavo najbolj primeren čas ob koncu poslovnega leta, velja, da je lahko za naročnika in izvajalca celo lažje, če se menjava izvede med letom. Ob koncu leta mora namreč naročnik hkrati sodelovati z obstoječim in novim izvajalcem. Bodite pozorni, da pred prenehanjem poslovnega razmerja poravnate vse medsebojne obveznosti in zaključite odprte zadeve z dosedanjim izvajalcem ter tako omogočite nemoten prenos poslovnih knjig. V pomoč vam bo tudi, če boste vašemu dosedanjemu računovodji dodelili dovoljenje, da lahko komunicira z vašim novim računovodjem z namenom predaje dokumentov. Celoten proces menjave naj bo čim bolj preprost, vaš cilj pa naj bo ustvariti čim manj motenj za vaše poslovanje.

Računovodski in davčni vidik zbiranja sredstev na ICO

Računovodski in davčni vidik zbiranja sredstev na ICO

Pred nastopom na ICO preverite potencialne davčne obveznosti

Kriptovalute so ena izmed najbolj vročih tematik ta hip, kljub njihovi dostopnosti in priljubljenosti pa poslovanje z Bitcoini, Etheriumi in drugimi valutami za podjetja odpira mnoga vprašanja. Večina podjetij, ki se pripravlja na ICO, se osredotoči na aktivnosti marketinga ter preverja različne namige, pravila in nasvete o tem, kako na dinamičnem trgu zbrati dovolj sredstev za izpeljavo svojega projekta. Medtem ko se ekipe v podjetjih ukvarjajo s tem, kako bodo zbrale sredstva, pa pozabljajo na računovodski in davčni vidik. Pri tem namreč prihaja do vrste davčnih vprašanj in morebitnih obveznosti, ki jih je po izvedenem projektu težje urejati za nazaj. Strokovnjake z davčnega in računovodskega področja je zato smotrno vključiti v projektni tim pred samim ICO.

Sredstva, zbrana v ICO, niso prihodki ali kapital

»Odprta vprašanja in težave podjetij, ki so zbirala sredstva na ICO, so se pokazala predvsem ob koncu poslovnega leta, pred zaključkom bilanc,« so opazili v računovodskem servisu Fin-servis. Veliko računovodij v Sloveniji je imelo težave, saj niso imeli informacij o pravilnem in ustreznem načinu beleženja zbranih sredstev v postopku ICO. Na drugi strani so se organizatorji soočali s potencialnimi davčnimi obveznostmi, s katerimi niso bili seznanjeni ob lansiranju projekta.

»Najbolj pereče vprašanje ta hip je, kaj so zbrana sredstva v postopku ICO. Ali je to kapital, kot so zbrana sredstva v postopku javne ponudbe delnic? V tem primeru to ne velja za ICO,« je poudaril Tone Dolenšek iz podjetja Fin-servis. »Podjetje običajno izda žetone, ki jih bodo lahko podporniki v prihodnosti koristili za plačilo storitve ali blaga, vendar podjetje tega ne more izkazovati kot prihodek, ker storitev še ni bila opravljena. Sredstva so namenjena razvoju, kot je zavedeno v beli knjigi, šele nato sledi ustvarjanje prihodkov. Po mnenju večine, ki se s tem ukvarjamo, gre pri zbranih sredstvih v ICO za odložene prihodke,« je dodal Dolenšek.

Kriptovalute in plačilo davkov

Standardi niso natančno oblikovani in ni enotnih pravil o tem, kako naj se kriptovalute vrednotijo in knjižijo, zato lahko pride do zelo različnih finančnih slik podjetja. Zadnje stališče Fursa je, da je trgovanje s kriptovalutami obdavčeno, če se slednje izvaja v okviru opravljanja dejavnosti. Pri pravnih osebah je dobiček iz trgovanja s kriptovalutami obdavčen z davkom od dohodka pravnih oseb, pripoznavajo pa se tudi izgube. Manj jasna pravila veljajo na področju davka na dodano vrednost. Ta se razlikujejo glede na vrsto žetona in vsebino projekta, saj je plačilo DDV odvisno od vsebine posamezne transakcije.

Pozornost velja nameniti tudi plačilu davka od kripto žetonov, ki jih v določeni fazi projekta dobijo ustanovitelji projekta. Ti namreč prejmejo žetone, ki bodo nekoč imeli določeno vrednost ali pa jo imajo v trenutku izdaje žetona. Pri tem je pomembno razmisliti, ali je to plačilo za delo in ali to pomeni tudi plačilo dohodnine. Izdajatelji žetonov naj bodo pozorni pri plačevanju tujih svetovalcev v kriptovalutah, saj je po zakonu o dohodnini potrebno odvesti akontacijo dohodnine v Sloveniji, če plačamo storitev fizični osebi v tujini.

Od majhnega do srednje velikega podjetja

Vodič po različnih računovodskih storitvah za podjetnike

Računovodstvo je lahko za marsikaterega podjetnika le še ena izmed obveznih storitev, ki jo potrebuje za zagotovitev tekočega poslovanja in davčne ustreznosti podjetja. A potrebno se je zavedati, da se veliko računovodij osredotoča le na beleženje poslovnih dogodkov, brez resničnega spremljanja poslovanja podjetja. Mnogo uspešnih direktorjev pa se zaveda, da je poznavanje razširjenih računovodskih rešitev ključ do učinkovitega odločanja. Zato smo vam v nadaljevanju predstavili različne nivoje računovodskih storitev, ki vam bodo v pomoč pri določanju finančnih potreb vašega podjetja.

Osnovne računovodskih storitev

V kolikor ste samostojni podjetnik ali pa ravnokar začenjate svojo podjetniško pot, boste potrebovali računovodjo, ki bo beležil nastale poslovne dogodke. Poskrbeti morate za davčno pravilnost, koristi pa boste uživali pri hitrih, točnih in pravočasnih računovodskih storitvah. Kljub temu vam urejene poslovne knjige, obračunska poročila za davčne organe in izpolnjene obvezne zakonske zahteve še ne bodo prinesle dodane vrednosti.

Uspehu sledijo tudi večje potrebe

Ko začetne podjetniške ideje prerastejo v uspešna podjetja, se veča tudi število poslovnih dogodkov, kompleksnost poslovanja in število informacij, ki jih je potrebno analizirati. V tem trenutku je smotrno vpeljati storitve, ki računovodstvo nadgrajujejo s poslovno-finančnim svetovanjem. Tako vas lahko naprednejši računovodski servis zastopa pri pogajanjih z banko in investitorji, vam nudi podporo pri pridobivanju finančnih sredstev in svetuje pri finančnem vidiku načrtovanja rasti.

»Še posebej srednje velika podjetja se pogosto ne zavedajo, da jim lahko računovodski servis, ki svojo strokovnost nadgrajuje s poslovno-finančnimi storitvami, nudi podporo pri analizi in optimizaciji poslovnih procesov, izvede skrbni pregled poslovanja in pripravlja ažurna poročila za vodstvo, s čimer je močno olajšan proces odločanja,« je poudaril Tone Dolenšek, direktor Fin-servisa.

Nadzor nad poslovanjem

Pri večjem obsegu poslovanja postane pomemben tudi način rokovanja z dokumenti, ustrezna preglednost in njihova dostopnost. Pri večjih količinah informacij in listin bomo namreč hitro ob čas in denar, če ne bomo poskrbeli za učinkovit sistem arhiviranja in takojšnjega dostopanja do dokumentov. Pri tem bodite pozorni tudi na skladnost vašega sistema digitalnega arhiviranja s sistemom vašega računovodskega servisa.

Pri izbiri poslovnega partnerja, ki mu boste zaupali vaše finance, torej razmislite predvsem o obsegu vašega poslovanja, načrtih, problematičnih področjih in vrstah poročil, ki jih potrebujete za učinkovito odločanje. Vsaka faza v razvoju podjetja ima namreč svoje značilnosti in s tem tudi potrebe ter zahteve.

To spletno mesto uporablja piškotke za namen izboljšave delovanja spletnega mesta. Več informacij najdete v naših pravilih o rabi piškotkov.